Come organizzare una video chiamata in modo efficace? Quante volte ci siamo posti questa domanda, soprattutto in un momento come quello in cui ci troviamo, in cui la possibilità di incontrarsi di persona è limitata ma in cui è necessario presentarsi al meglio “sullo schermo” – ricordatevi che un appuntamento video ha la medesima importanza e valenza di uno in presenza!
Noi abbiamo individuato 6 “regole d’oro” perché la conferenza abbia successo e porti i risultati attesi.
Verificare la propria connessione internet
Verificate la vostra connessione internet prima dell’incontro. Questo serve per evitare che, all’improvviso, la conversazione si debba interrompere perché la voce si sente “a scatti”, il video si blocchi e tanti altri piccoli problemi che possono rendere l’incontro poco piacevole e che, soprattutto, possono comprometterne il successo.
Prendere nota di rumori esterni e di distrazioni interne all’ambiente in cui vi trovate
Se sapete che, il giorno della conferenza, nel vostro palazzo sono previsti alcuni lavori, oppure è il momento delle grandi pulizie di casa, cercate un luogo tranquillo in cui partecipare all’incontro, in cui non si sentano persone camminare sul tetto o elettrodomestici vari in piena attività.
Non solo rischierete di avere difficoltà a sentire e a farvi ascoltare, ma avrete anche difficoltà a concentrarvi!
Via il cellulare
Din-din, din-din… lo sentite anche voi, il suono di un messaggio su Whatsapp? Anche il cellulare può diventare fonte di distrazione, per cui vi suggeriamo di spegnerlo o, se non è possibile, di silenziare la suoneria. In questo modo, potrete dedicarvi al 100% al vostro interlocutore, senza interrompere continuamente la conversazione per rispondere a messaggi e telefonate.
Se siete in attesa di una chiamata importante, avvisate la persona con cui avete appuntamento dall’inizio, in modo da prepararla subito a una vostra possibile interruzione.
Essere puntuali
Se l’incontro è programmato per le 9.00, è raccomandabile avviare il collegamento alle 9.00, se possibile qualche minuto prima. Certo, l’imprevisto è sempre dietro l’angolo, ma basta ricordarsi di avvisare per tempo la persona che incontrerete.
Scegliere il luogo adatto
Una buona luce, l’assenza di suoni, e un ambiente privo di distrazioni visive permetteranno sia a te che all’interlocutore di concentrarvi sulla vostra conversazione. Non sottovalutare l’importanza di una buona illuminazione o di una semplice parete bianca, sono dettagli importanti!
Presentarsi al meglio
Sesta e ultima regola, non meno importante, è presentarvi al vostro meglio. Con questo, non vi stiamo dicendo di indossare giacca e cravatta o avere un trucco perfetto, anzi: più spesso di quanto possiamo pensare, basta essere “acqua e sapone” per fare una buona impressione… l’importante è che acqua e sapone ci siano.
Chiudiamo, quindi, il nostro vademecum per la buona conferenza con un suggerimento: gentilezza, educazione e un sorriso hanno sempre lo stesso valore durante un incontro, che sia di persona o in video. Cercate di mettere a vostro agio voi stessi e la persona con cui state parlando, vedrete che la conversazione sarà più gradevole.
